La situation de départ
Le service RH conserve les dossiers des salariés dans des armoires : contrats, avenants, pièces d'identité, bulletins. Retrouver une pièce prend du temps, la confidentialité est difficile à garantir, et les durées de conservation ne sont pas maîtrisées.
L'objectif
- Un dossier numérique unique par salarié.
- Des accès strictement réservés aux personnes autorisées.
- Les bulletins de paie remis dans un coffre-fort.
- Des durées de conservation appliquées automatiquement.
La démarche, étape par étape
Numériser l'existant
Les dossiers papier sont scannés avec OCR et classés par salarié.
Définir le plan de classement
Un dossier type par salarié : identité, contrat, avenants, paie, formation.
Régler les droits d'accès
Seuls la RH et le manager concerné voient les documents utiles ; rien de plus.
Brancher le coffre-fort
Les bulletins de paie sont déposés dans l'espace personnel chiffré du salarié.
Appliquer les durées de conservation
Chaque type de document reçoit sa règle ; la purge se fait à l'échéance, tracée.
Le résultat
Une pièce retrouvée en quelques secondes, une confidentialité réelle, des bulletins accessibles au salarié même après son départ, et une conformité RGPD outillée plutôt que subie.