Les grandes étapes
- Création / acquisition : le document entre dans le système.
- Usage actif : on le consulte, le modifie, le partage.
- Validation : il passe par des circuits d'approbation ou de signature.
- Archivage : figé, il est conservé à valeur probante si nécessaire.
- Sort final : il est détruit à l'échéance légale, ou conservé indéfiniment.
Pourquoi piloter ce cycle
Conserver trop longtemps coûte cher et fait courir un risque (RGPD, fuite de données). Détruire trop tôt expose à ne plus pouvoir prouver. Le cycle de vie formalise, pour chaque type de document, combien de temps le garder et quand le détruire.
Le bon réflexe
À chaque type de document, une règle de conservation : durée, déclencheur de destruction, responsable. C'est ce qu'on appelle un référentiel de conservation.
Cas d'usage
Conformité
Purge automatique
Les documents arrivés à échéance sont proposés à la destruction selon des règles définies, avec validation et journal.
RH
Données de candidats
Les CV non retenus sont automatiquement supprimés après le délai légal, en conformité RGPD.