Ce que couvre la norme
La NF Z42-013 (déclinée à l'international en ISO 14641) décrit comment concevoir et exploiter un système d'archivage électronique pour que les documents qu'il conserve restent intègres, fiables et opposables.
Les grandes exigences
- Intégrité : empreintes (hash) calculées et vérifiées pour détecter toute altération.
- Traçabilité : journalisation inaltérable de toutes les opérations.
- Pérennité : maîtrise des formats et migrations pour garder les documents lisibles.
- Sécurité : contrôle des accès et protection contre la perte.
En clair
NF Z42-013 ne dit pas quel logiciel acheter : elle décrit les garanties à fournir. Un système conforme peut prouver, document par document, qu'il n'a rien laissé altérer depuis le dépôt.
Cas d'usage
Finance
Contrôle fiscal
Restituer des factures de plusieurs années, prouvées intègres et datées, sans contestation possible.
RH
Litige prud'homal
Produire un contrat ou un bulletin archivé, opposable car conservé selon la norme.