Définition
Un circuit de validation (ou workflow documentaire) décrit qui doit intervenir sur un document, dans quel ordre et avec quelle décision possible (approuver, refuser, demander une correction). Le parapheur électronique en est la version dédiée à la signature.
Les grands types de circuits
- Séquentiel : chacun à son tour, dans un ordre précis (A puis B puis C).
- Parallèle : plusieurs personnes sollicitées en même temps.
- Par vote : la décision dépend d'un quorum ou d'une majorité.
- Conditionnel : le parcours change selon le montant, le type, le service.
L'image à retenir
C'est la chemise cartonnée qui passait de bureau en bureau avec un bordereau à signer — sauf qu'ici, elle avance toute seule, prévient chacun, et n'est jamais perdue ni oubliée sur un coin de table.
Ce que ça change
- Des délais raccourcis : plus d'attente qu'un dossier traverse les services.
- Une traçabilité totale : qui a validé quoi, quand, avec quel commentaire.
- Des relances automatiques en cas de retard.
- Une preuve du circuit, utile en cas de contestation.
Cas d'usage
Comptabilité
Bon à payer d'une facture
La facture suit un circuit contrôle → validation manager → bon à payer, avec un seuil qui ajoute un validateur au-delà d'un montant.
Direction
Validation par vote d'un comité
Une note stratégique est soumise au vote d'un comité ; elle n'est publiée qu'une fois la majorité atteinte.