Les principes clés
- Minimisation : ne collecter et ne garder que ce qui est nécessaire.
- Durée limitée : ne pas conserver au-delà du besoin et des obligations légales.
- Sécurité : protéger les données contre l'accès non autorisé et la perte.
- Droits des personnes : accès, rectification, effacement, portabilité.
Le rôle de la GED
Une GED bien paramétrée applique ces principes automatiquement : durées de conservation par type de document, purge à l'échéance, droits d'accès fins, traçabilité des consultations, recherche rapide pour répondre aux demandes.
Conformité ≠ paperasse
Le RGPD se vit mieux quand il est outillé : ce qui relève de la discipline humaine devient des règles automatiques, vérifiables et tracées.
Cas d'usage
DPO
Registre et preuves
Documenter et prouver les durées de conservation et les purges effectuées.
RH
Droit à l'effacement
Supprimer, sur demande et de façon tracée, les documents d'une personne quand c'est légalement possible.