Pourquoi la GED est concernée
Contrats, CV, dossiers clients, bulletins de paie : la plupart des documents contiennent des données personnelles. Le RGPD impose de les protéger, de ne les garder que le temps nécessaire et de pouvoir répondre aux demandes des personnes.
Ce qu'une GED apporte
- Durées de conservation appliquées automatiquement, avec purge à l'échéance.
- Droits d'accès précis : chacun ne voit que ce qui le concerne.
- Traçabilité des accès, utile en cas de contrôle ou de violation.
- Recherche rapide pour répondre à un droit d'accès ou d'effacement.
Minimisation
Le RGPD demande de ne conserver que ce qui est utile, aussi longtemps que nécessaire. Une GED bien paramétrée transforme ce principe en règles automatiques plutôt qu'en bonnes intentions.
Cas d'usage
DPO
Répondre à un droit d'accès
Retrouver en quelques instants tous les documents concernant une personne pour répondre dans les délais légaux.
RH
Effacer les candidatures
Suppression automatique des CV non retenus après le délai autorisé, avec preuve de la purge.