La situation de départ
Les factures arrivent par mail et par courrier. Elles sont imprimées, posées sur un bureau pour validation, parfois égarées. Les délais de paiement dérapent et le contrôle est laborieux.
Le circuit mis en place
Réception automatique
Un robot relève la boîte « factures » et dépose chaque pièce dans la GED.
Lecture par OCR
Fournisseur, montant, date et numéro sont extraits automatiquement.
Rapprochement
La facture est reliée à son bon de commande et à la réception.
Validation conditionnelle
Contrôle puis validation manager ; au-delà d'un seuil, un validateur supplémentaire est ajouté.
Bon à payer
Une fois validée, la facture passe au statut bon à payer et part en comptabilité.
Archivage probant
La facture est conservée à valeur probante pour 10 ans.
Ce circuit illustre la hiérarchie Statut → Tâche → Fonction → Flux : la fonction « Bon à payer » n'apparaît que si le statut est « validé », et déclenche plusieurs tâches enchaînées.
Le résultat
Des délais de paiement maîtrisés, plus aucune facture perdue, une traçabilité complète de chaque validation, et un contrôle fiscal serein.