Définition
La GED collaborative ajoute à la gestion documentaire les fonctions de travail en équipe : édition partagée, commentaires, gestion des versions, droits par personne ou par rôle, notifications.
Les fonctions clés
- Versionnage : chaque modification crée une version ; on peut revenir en arrière.
- Verrouillage (check-in / check-out) : éviter que deux personnes écrasent leurs modifications.
- Droits fins : qui peut lire, modifier, valider, supprimer.
- Commentaires et annotations : discuter directement sur le document.
Le piège à éviter
Sans GED collaborative, les versions se multiplient par mail (« rapport_final_v3_corrigé_VRAIMENTfinal.docx »). Une bonne GED supprime ce chaos : une seule source, un historique clair.
Cas d'usage
Projet
Rédaction d'une offre
Plusieurs contributeurs rédigent une réponse à appel d'offres sur un document unique, versionné et commenté.
Qualité
Relecture de procédures
Les relecteurs annotent directement, l'auteur intègre, et l'historique garde la trace de chaque échange.